La théorie de la futilité

Ce qui est intéressant avec la loi de Parkinson, c’est qu’elle met en lumière un autre concept ; celui de la théorie de la futilité ! Qu’est-ce qui c’est au juste ? Hé bien c’est notre tendance naturelle à accorder trop de temps à des questions qui ne sont finalement pas si importantes. On préfère se prendre la tête sur des choses futiles que de se confronter à ce qui a vraiment du sens. Et si on passait plus de temps à s’affranchir de nos peurs ?

Deux exemples d’influence dans notre vie

Influence sur notre santé mentale

Alexandra est une trentenaire ambitieuse et débordée, qui jongle du matin au soir entre sa carrière exigeante et sa vie personnelle bien remplie. Un jour, son amie proche, Emma, lui confie l’organisation d’une fête d’anniversaire surprise pour leur amie commune, Louise. Avec un mois devant elle, Alexandra se dit que ça ne sera qu’une simple formalité. Mais au lieu de planifier méthodiquement, son esprit commence à partir dans tous les sens et elle se retrouve submergée par une avalanche d’idées et de détails.

Les deux premières semaines, Alexandra a établi d’interminables listes de choses à faire, mais concrètement, elle n’a pas fait grand-chose. Au fur et mesure que le jour fatidique approchait, son niveau de stress a explosé. Elle était constamment anxieuse. Elle commençait à avoir peur de ne pas être à la hauteur des attentes de Louise et de ses invités !

La veille de la fête, au lieu d’être soulagée à l’idée d’une tâche rondement menée, Alexandra était ultra-angoissée. Elle avait passé des heures à choisir le bon thème, à décider du menu parfait, et à s’inquiéter de chaque petit détail. Bref, une fête soigneusement planifiée, mais une Alexandra épuisée, au bord du burn-out.

Alexandra ne profita même pas de la soirée et la passa assise dans un coin, épuisée et se rendant bien compte qu’elle avait sacrifié son bien-être pour une perfection illusoire. La loi de Parkinson avait fait des ravages dans sa vie personnelle, transformant une simple célébration heureuse en une épreuve émotionnelle. Comment aurait-elle pu faire autrement ?

Influence sur notre productivité en entreprise

Isabelle est une gestionnaire d’expérience dans une entreprise dynamique. Un jour, on lui confia un projet d’envergure avec une échéance fixée dans 3 mois. Elle était convaincue de sa capacité à gérer son temps efficacement. Un nouveau défi à relever ? Pas de problème !

Au début, Isabelle se concentra sur les aspects essentiels du projet. Mais le temps passait et elle commença à remarquer que son énergie et son attention n’étaient plus au rendez-vous. Des réunions non planifiées, des mails incessants et d’autres tâches mineures s’accumulaient. Elle ne pouvait plus se consacrer autant qu’elle l’aurait voulu à ce projet. À deux semaines de la date limite, plutôt que de se recentrer, Isabelle se trouva de plus en plus submergée par une multitude de petites tâches. Chaque jour, il fallait résoudre un nouveau problème.

À la veille de la date butoir, Isabelle réalisa que le projet n’était pas aussi avancé qu’elle l’aurait souhaité. La faute à une gestion inefficace de son temps. Résultat : des équipes qui doivent travailler plus tard et plus longtemps pour respecter la date limite. Et tout le monde se retrouva épuisé ! Comment mieux gérer son temps et faire en sorte que l’expérience en entreprise soit plus agréable, pour les managers comme pour les collaborateurs ?

Techniques pour améliorer la productivité

Heureusement, il existe plein de méthodes différentes pour surmonter les écueils de la loi de Parkison et optimiser ton temps de la meilleure des façons ! Parce qu’avoir du temps, c’est bien, mais l’utiliser pour des projets qui nous tiennent vraiment à cœur ou simplement pour nous détendre, c’est mieux 😉.

1. S’aider de la matrice d’Einsenhower

Pour éviter de se laisser piéger par la loi de Parkinson, la première des choses à faire est de planifier ses obligations en termes de priorité. Pour cela, la matrice d’Eisenhower peut-être d’un grand secours ! Voici comme elle se compose :

Ce petit tableau devrait t’aider à prioriser ce que tu dois faire, et dans le pire des cas supprimer le superflu. Un bon outil pour faire le tri donc !

2. Établir une stratégie

La planification peut vraiment t’aider à te débarrasser de la procrastination (même si cette dernière peut avoir ses avantages également… 😉 !). Pour cela, tu vas devoir créer un plan. L’objectif, c’est de te donner une feuille de route claire et précise pour éviter de t’égarer en chemin ! Tu vas bien sûr y intégrer :

• Tes objectifs SMART
• Ta to-do list
• Le rétroplanning envisagé
• Éventuellement, les ressources dont tu auras besoin
• Des dates pour faire le point sur ta progression et éventuellement ajuster ton planning.

Court terme, long terme, dans un but professionnel ou personnel, avoir ce type de plan te permettra quoi qu’il en soit de rester connecté à tes objectifs et donc de maintenir une certaine motivation.

3. S’imposer des échéances

Prenons le problème à l’envers. Et si, au lieu de te demander de combien de temps tu disposes pour faire telle ou telle tâche, tu te devais de combien de temps tu as effectivement besoin ? Je me rappelle qu’au début de mon activité de freelance, j’avais beaucoup de mal à estimer la durée de mes nouvelles obligations. Je te propose donc de prendre par exemple une semaine pour te chronométrer. Comment faire ? Tu peux par exemple utiliser Toggl, un tracker de temps. Par contre, il me semble que c’est payant.

Plus oldschool, mais tout aussi efficace, tu peux te créer une sorte de tableau sur ton petit bullet journal et colorier les cases au fur et à mesure. Je me suis pas mal servie de cette technique en période de reconstruction post burn-out.

@pernicketyabi

Dans un cadre professionnel, le mieux est toujours de faire comme si les échéances étaient à court terme. Plus vite vous finissez, plus vite vous pouvez passer à autre chose, ou vous reposer par exemple 🙂.

4. Utiliser la méthode du time-blocking

Cette méthode est un dérivé de « ta semaine idéale » dont je parle dans la vidéo un peu plus haut ! Il s’agit simplement de déterminer une tâche par bloc de temps. Un bloc de temps peut durer 15 minutes, 1 heure, 4 heures ! À toi de voir selon l’ampleur du travail à effectuer. Une fois que le bloc de temps est écoulé, on passe à autre chose. Cette technique peut te servir aussi bien au niveau professionnel, personnel, en équipe ou en individuel. Tu peux te servir de Google Calendar et d’un chrono 😉. Aussi simple que ça !

5. Se chronométrer en mode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une autre technique de gestion du temps, sauf que cette fois-ci, on va travailler en segments de 25 minutes. Par exemple, tu lances ton chrono pour 25 minutes, il sonne, tu t’accordes 5 minutes de pause. Tu recommences le cycle 4 fois et au bout des 4*25 minutes, tu peux prendre une pause plus longue : 20/25 minutes. Et c’est reparti !

6. Se servir de la loi de Parkison à son avantage

Sachant maintenant que tu peux réussir à booster ton efficacité en réduisant tes échéances, je te propose naturellement de te mettre des délais légèrement plus serrés pour inciter ton cerveau à travailler plus vite ! Attention, je ne dis pas ici qu’il faudrait réduire tous les temps pour accomplir une tâche à leur minimum… Sinon c’est épuisement assuré ! Je suggère juste qu’au lieu de prévoir large, tu prévoies simplement le juste temps, en étant peut-être un tout petit peu plus optimiste 😉 ! Avec bienveillance, évidemment !

La Loi de Parkinson en bref