La gestion du temps est un point critique, tant dans notre vie professionnelle que personnelle. Simplement stressé ou au bord du burnout, le mauvais équilibre entre temps de travail, temps de repos et temps de loisirs peut avoir des effets dramatiques sur notre humeur, voire même sur notre santé à long terme. Mais adoptant les bonnes techniques d’organisation, il est tout à fait possible d’y remédier rapidement. Dans cet article, je vous explique comment planifier votre temps, prioriser vos tâches. Découvrez également des outils pour avoir un planning efficace. Je partage mes meilleures astuces pour éviter les distractions et différentes techniques de gestion du temps expliquées en détail. Bonne lecture !
Planifier du temps pour soi
Le premier secret d’une gestion du temps efficace, hé bien c’est d’abord de planifier du temps pour soi ! Chaque journée est composée de 24 h. Et dans ces 24 h, vous devez faire rentrer le temps où vous dormez, le temps où vous allez vous doucher, où vous mangez, et surtout, quand vous travaillez. Avec ça, on a déjà des journées bien remplies ! Du coup, ça peut vous paraître complètement contre-productif, voire égoïste, de prévoir du temps rien que pour vous. Et pourtant, c’est un des secrets pour gérer son temps de manière intelligente.
C’est d’ailleurs un des moyens efficaces pour avoir un emploi du temps soutenable, même s’il est bien rempli. Encore plus si vous êtes stressés ! Vous devez prendre du temps pour vous et pour vous relaxer. Les 3 catégories à respecter pour découper votre temps sont :
- Le temps de travail. Cela inclut votre emploi rémunéré, mais aussi votre temps consacré à développer une activité secondaire.
- Le temps d’amusement. Ici, tout est permis ! Pensez à ce qui vous fait plaisir : week-end, activités sportives (qui vous plaisent) ou de loisirs. C’est la catégorie détente.
- Le temps de repos. C’est-à-dire quand vous dormez et autres activités « vitales ». Pensez aussi à inclure des moments où vous ne faites tout simplement… rien 🙂.
Un emploi du temps équilibré pourrait ressembler à ça :
- 50% du temps consacré au repos.
- 25% du temps consacré aux loisirs.
- 25% du temps consacré au travail.
Si, ces dernières semaines, vous vous sentez particulièrement stressé, posez-vous quelques minutes par jour et réfléchissez-y. La façon dont vous passez votre temps vous semble-t-elle équilibrée ? Sinon, comme y remédier ?
Définir son objectif
Si vous avez l’impression que vous n’avez pas assez de temps dans une journée, c’est probablement que vous avez à cœur de réaliser des objectifs à plus ou moins long terme. Mais les avez-vous bien défini ? Eh oui, pour accomplir quelque chose, il faut déjà bien savoir de quoi on parle. Si votre objectif est juste de « faire le tour du monde », autant dire que c’est comme si — pardonnez-moi l’expression — vous faisiez pipi dans un violon ! 🤭
L’une des techniques les plus simples et les plus efficaces pour définir son objectif est d’utiliser la méthode SMART :
- S : Spécifique (Je veux faire un tour du monde en passant par l’Islande, les États-Unis, le Pérou, l’Australie, le Japon et l’Inde.)
- M : Mesurable (Pour cela il me faut 30 k euros.)
- A : Atteignable mais Ambitieux (Pour cela je dois mettre de côté 500 € de côté tous les mois pendant 5 ans.)
- R : Réaliste (Ma hiérarchie autorise les congés sans solde longue durée. J’ai prévu de dépenser 5000 € par pays, ce qui est assez pour y séjourner 2 mois.)
- T : Temporellement défini (Je veux partir en janvier 2032 et revenir en décembre de la même année.)
Un bateau sans cap naviguera au hasard. Définissez une route pour arriver à bon port.
Analyser et prioriser ses tâches
Au travail comme à la maison, nous avons tous des tâches à accomplir. Le problème avec notre société, c’est qu’on nous pousse à faire toujours plus, toujours plus vite. Je suis tombée dans ce piège. Et je pense que pas mal de personnes qui subissent un burnout le font aussi. Nous avons tellement à cœur de réaliser tous nos objectifs, avec une bonne dose de perfectionnisme que nous nous en demandons beaucoup, trop peut-être. Seulement, nos journées ne font que 24 h. Et il est contre-productif de rogner sur notre temps de sommeil pour bourrer encore plus notre agenda. La gestion du temps est donc une priorité et s’inscrit dans une démarche efficace pour diminuer son stress et la pression au quotidien.
Apprendre à mesurer le degré d’importante d’une tâche
Comment déterminer l’importance d’une tâche ? Je suppose que si vous êtes arrivés sur cet article, vous avez envie d’accomplir quelque chose, un but, un objectif important pour vous. Nous l’avons déterminé juste avant. Pour y arriver, vous devez donc faire de cet objectif votre priorité. Que vous y consacriez 5 minutes ou 8 h, vous devriez avoir au moins une tâche dans votre planning quotidien qui vous rapproche de cet idéal.
Prenons un exemple. Si vous souhaitez perdre 5 kg, vous allez avoir différentes choses à faire rentrer dans votre planning, par exemple :
- Faire du sport 30 minutes par jour ;
- Cuisiner des plats sains ;
- Acheter des fruits et légumes dans un magasin bio…
Pour vous aider, vous pouvez vous servir de la matrice d’Eisenhower :
Cet outil a ses limites. Il est plutôt adapté au monde du travail, et encore plus si vous êtes auto-entrepreneur. Mais cela peut vous aider à commencer à alléger votre agenda, et votre charge mentale. Et surtout, planter la graine de la prise de conscience dans votre esprit 🙂.
Savoir dire non aux tâches qui ne sont pas prioritaires
Maintenant que vous avez un aperçu des tâches que vous avez à accomplir, il faut vous assurer d’avoir assez de temps pour les effectuer. Et cela vaut pour tous les domaines de votre vie ! Nous avons tous une gestion du temps bien particulière. Certains aiment se lever tôt, d’autres préfèrent travailler la nuit… Quand on est salarié en entreprise, il peut vite devenir difficile de concilier temps personnel et temps de travail. Et au bureau, nombreuses peuvent être les distractions qui vous empêchent d’avancer… La pause café ou le déjeuner à l’extérieur avec les collègues, les réunions chronophages et inutiles, et j’en passe.
Pour cela, vous devez impérativement apprendre à dire non aux tâches qui ne sont pas prioritaires et qui ne vous avancent pas vers votre objectif ! Votre boss prévoit un meeting cet après-midi pour vous présenter la nouvelle recrue, mais vous avez un important rapport à terminer pour le lendemain. On est d’accord, rencontrer cette nouvelle personne est important, mais pas urgent. Dans la mesure du possible, reportez ce rendez-vous à un moment qui sera plus opportun.
Établir un planning réaliste avec une to-do list allégée
Pour vous organiser, vous avez plusieurs choix. Vous pouvez utiliser un agenda, un calendrier, ou même un bullet journal. C’est ce que j’utilise au quotidien. Je vous conseille fortement d’utiliser une version papier plutôt qu’un Google Calendar, ou encore Notion.
Plus votre objectif est grand, plus il prendra du temps. Vous devez donc avoir une vision à long terme et partir de là, découper votre objectif en tâches mensuelles et journalières.
Par exemple, votre objectif à long terme est de devenir décorateur d’intérieur. Pour y arriver, vous devez :
- Vous former ;
- Quitter votre emploi actuel si c’est une reconversion ;
- Créer votre entreprise ;
- Vous faire connaître ;
- Trouver des clients.
Ceci est un exemple. Prenons le premier point, la formation. Pour réussir votre formation, votre To-do list quotidienne pourrait ressembler à ça :
- Lire un nouveau cours ;
- Faire l’exercice demandé ;
- Réviser le cours précédent.
Bannir les distractions
A contrario, plus on nous demande d’être productifs, efficaces, et d’en faire toujours davantage, plus les sources de distractions sont nombreuses. Bon évidemment, l’origine numéro 1 de notre dispersion, c’est sans surprise notre cher smartphone. Nous en sommes tellement devenus dépendant que pour certains, ça se transforme carrément en addiction. Et la limite est très facile à franchir !
Une des astuces simples à mettre en place est d’activer son téléphone en mode avion. Si vous ne le pouvez pas, mettez simplement l’appareil en silencieux. J’ai bien dit silencieux et pas vibreur. Et mettez-le « face contre terre » pour éviter d’être interrompu par les signaux lumineux. Si vraiment vous n’arrivez pas à vous empêcher de le regarder intempestivement, mettez-le dans un tiroir hors de votre vue. Ça peut paraître assez drastique comme méthode, mais ça fonctionne bien !
Si votre source de distraction principale, c’est les autres et que vous travaillez en open-space, cela peut être un peu plus compliqué à résoudre, mais pas impossible. Investissez dans un casque anti-bruit. Demandez à vos collègues de ne vous déranger qu’en cas « urgent et important ». La pilule peut être difficile à passer, mais dans ce cas, mettez le doigt sur l’augmentation de votre productivité. Votre supérieur hiérarchique devrait vous approuver !
Dédiez des plages horaires spécifiques pour consulter vos mails, répondre à vos textos ou passer vos appels téléphoniques, par exemple, un quart d’heure en fin de matinée et d’après-midi. Ainsi vous restez joignable et accessible régulièrement, mais vous ne donnez pas aux autres l’opportunité de vous déconcentrer à longueur de journée.
Utiliser des techniques de gestion du temps
Les techniques de gestion du temps sont nombreuses et plus ou moins efficaces. Testez, inspirez-vous des exemples suivants pour définir quelle méthode s’accordera le mieux à votre quotidien. Et pourquoi pas, en faire un mix et créer la vôtre, sur mesure.
Méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps inventée par un étudiant italien. Elle tire son nom d’un minuteur en forme de tomate utilisé pour se chronométrer. Elle vise à améliorer la productivité et la concentration en utilisant des intervalles de temps prédéfinis. Vous divisez votre temps de travail en périodes de 25 minutes, suivies d’une pause de 5 minutes. Ces laps de temps sont appelés pomodoros. Après quatre pomodoros, vous pouvez prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Un pomodoro est associé à une tâche spécifique. Cette technique est censée vous aider à rester concentré et à accomplir vos tâches plus efficacement, en vous permettant de prendre des pauses régulières pour vous reposer.
25 minutes, cela peut paraître long au début. Aussi, vous pouvez tout à fait commencer par des sessions plus courtes. Personnellement, je n’ai jamais testé cette méthode parce que mes tâches dépendent vraiment de ma journée et que ce format de 25 minutes me paraît réducteur. Mais je serais ravie de connaître votre ressenti si vous en êtes un adepte !
Le Task-batching
Le task-batching est le terme anglais pour le fait de réaliser une action par lot. C’est-à-dire qu’on va regrouper des tâches similaires en une seule fois. Ce concept est très populaire en cuisine avec le batch cooking : vous réservez 4 h de votre week-end à préparer tous vos repas de la semaine. Cela peut également s’appliquer au monde du travail. Cette technique permet de maximiser l’efficacité en réduisant le temps de transition entre les différentes tâches. Elle permet de se concentrer sur une seule catégorie de tâches à la fois. Par exemple, au lieu de répondre à chaque e-mail au fur et à mesure de leur réception, on peut consacrer 1 h dans la journée à répondre à tout le monde. Pour reprendre l’exemple de la cuisine, plutôt que de faire des courses chaque jour, on va tout regrouper en une seule sortie hebdomadaire. Cette méthode optimise l’utilisation du temps en minimisant les interruptions et en favorisant la concentration. Grâce à cela, vous vous libérez du temps pour d’autres activités importantes.
J’avoue avoir essayé le batch cooking sans grand succès 😅 ! En fait, ça m’énervait de passer autant de temps à faire quelque chose que je n’aimais pas sur mon temps libre. Par contre, dans le travail, c’est très efficace et ça ne demande pas une organisation et une anticipation de folie. Testez et vous verrez !
Le Time-blocking
Avec le time-blocking, vous divisez votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cette technique permet de planifier et d’organiser son temps de manière efficace, en réservant des plages horaires particulières à des activités prioritaires ou chronophages. Pour mettre en place cette méthode, vous devez commencer par établir une liste de tâches à accomplir, puis les regrouper en catégories. Ensuite, chaque catégorie est assignée à un bloc de temps précis dans l’agenda. Par exemple, vous pouvez consacrer une plage horaire spécifique à la lecture et à la réponse d’e-mails, une autre à la rédaction de rapports, etc. C’est particulièrement adapté pour les personnes ayant des agendas chargés. Vous optimisez l’utilisation du temps et vous pouvez ainsi atteindre plus facilement vos objectifs.
L’une des limites de travailler par blocs, c’est qu’il est parfois difficile d’estimer le temps que va prendre une tâche. Cela nécessite donc d’avoir un peu d’expérience en la matière. L’autre problème est le fait de surestimer (bon ça encore ça va), mais surtout de sous-estimer le temps que nous prendra le travail à faire. C’est justement pour cela qu’à titre personnel, je ne me sers pas encore trop (pour l’instant) de cet outil. Aussi, c’est peut-être un peu plus dur à implémenter lorsque vous êtes salarié et mois libre de gérer vos contraintes horaires.
Comment bien gérer son temps, en bref
- Planifiez du temps pour vous.
- Définissez un objectif clair et net grâce à la méthode SMART.
- Analysez et priorisez vos tâches intelligemment :
- Favorisez les tâches urgentes et importantes ;
- Refusez les tâches non urgentes et non importantes ;
- Établissez un planning réaliste, mais léger ;
- Bannissez les distractions.
- Inspirez-vous de techniques de gestion du temps déjà existantes :
- la Méthode Pomodoro ;
- le Task Batching ;
- le Time-Blocking.
Avec tout cela, vous devriez réussir à avoir une meilleure organisation et ainsi baisser vos niveaux de stress tout en réalisant facilement tous vos objectifs !
À très vite ! 🙏
